Postup vyřízení věci

Archiv hlavního města Prahy (dále jen AHMP) vydává z dokumentů základních, středních a vyšších odborných škol, které jsou v něm uložené, právně ověřené výpisy či ověřené kopie. Tyto dokumenty se předávají do archivu po 45 letech od jejich vzniku. Do uplynutí 45 let bývají tyto dokumenty uloženy na příslušné škole. Pokud byla škola nebo učiliště zrušeno a dokumenty z doby jejich působení se zachovaly, jsou uloženy u jejich právního nástupce. Ve výjimečných případech byly AHMP přebírány i materiály zrušených škol nebo učilišť mladší 45 let. (O přebrání materiálů se vyhotovuje předávací protokol, který musí mít příslušná škola nebo učiliště uložen v sídle organizace.)

Právního nástupce zrušené střední školy lze zjistit na Odboru školství a kultury MHMP, případně v AHMP.

Právního nástupce zrušené základní školy lze zjistit na odboru školství úřadu příslušné městské části, případně v AHMP.

U zrušených soukromých škol doporučujeme nejprve nahlédnout do obchodního rejstříku, kde lze zjistit údaje o likvidátorovi, který zajišťoval uložení dokumentů školy. Pro soukromé školy na území hl. m. Prahy je příslušný Státní oblastní archiv v Praze, Archivní 4, Praha 4, www.soapraha.cz. Je tomu tak proto, že současná legislativa definuje AHMP zejména jako archiv samosprávy. Proto tento archiv od r. 2004 v zásadě nepřebírá k uložení dokumenty soukromých škol, neboť je nezřizuje ani hlavní město, ani jeho městské části. Představu o uložení dokumentů těchto škol nalezne žadatel sub www.mvcr.cz, případně www.ahmp.cz pro dokumenty uložené v Archivu hl. m. Prahy.

Výuční listy do r. cca 1984 vydávaly podniky na základě protokolů o závěrečných učňovských zkouškách. Kopie či stejnopisy protokolů o závěrečných zkouškách někdy bývají, ale není to pravidlem, uloženy na školách. To platí zejména pro období po r. 1984, kdy školy začaly samy pořádat závěrečné zkoušky učňů, tudíž by měly jako původci dokumentů tyto uchovávat po stanovenou dobu (45 let od vzniku dokumentů).

Pro potvrzení o docházce (bez vyučení či složení maturitní zkoušky) jsou nutné dochované třídní výkazy o docházce a prospěchu či katalogové listy. Zvlášť u některých učilišť bývají tyto dokumenty problematicky dostupné, některé jsou dnes zcela ztraceny.

Pokud není možno dohledat  požadované údaje o školní docházce či o dosažené kvalifikaci pro výměr (starobního) důchodu, lze potvrzení nahradit notářsky ověřeným svědectvím dvou dalších osob (např. bývalých spolužáků).

Archiv hl. m. Prahy nemůže vydat druhopis vysvědčení – je archivem, nikoli školou. Přesto je možno získat druhopis vysvědčení, i když jsou již školní dokumenty uloženy v AHMP. Žadatel, v případě uložení originálních dokumentů v AHMP, archiv požádá o ověřené kopie příslušných dokumentů nebo o výpis z nich. S tímto výpisem nebo kopiemi požádá příslušnou školu nebo školu, která poskytuje vzdělání ve stejném či podobném oboru, o vystavení náhradního dokladu – stejnopisu vysvědčení. Více o tom vyhláška č. 223/2005 Sb., o některých dokladech o vzdělání, ve znění pozdějších předpisů.

Další informace: Archiv hlavního města Prahy


Formuláře, náležitosti, doklady

Žádost (formulář viz www.ahmp.cz není nutný při sdělení níže uvedených údajů):

  • jméno a adresa žadatele (je vhodné uvést i telefonní číslo)
  • datum a místo narození (pro potvrzení o studiu po r. 1990 uveďte též rodné číslo)
  • číslo občanského průkazu
  • jméno, na které bylo vysvědčení vystaveno
  • název a adresa školy nebo učiliště příp. firmy nebo učebního mistra [údaj nutný pro potvrzení o vyučení do r. cca 1950] název a adresa školy nebo firmy, podniku, kde se žadatel vyučil (všechny firmy od počátku učení)
  • obor, kterému se vyučil
  • období, kdy školu nebo učiliště navštěvoval (vhodné je uvést i třídu a školní rok/y)
  • pokud jde o maturitu – uvést školní rok a třídu
  • název a sídlo společenstva, gremia – do roku 1952 (u škol se neuvádí)
  • jiné upřesňující údaje
  • účel, pro který má být doklad vystaven – důležité pro výši správního poplatku

Upozornění: Doklad o vzdělání (ve formě výpisu či ověřených kopií z archiválií) lze vydávat pouze do vlastních rukou. Žádost musí být podána osobně či poštou a vlastnoručně podepsána. V ostatních případech musí být její součástí žádosti – podání – prostá plná moc s uvedením rozsahu zmocnění.


Lhůty k vyřízení:

do 30 dnů, ve složitých případech do 60 dnů. Žádost není zásadně možno vyřizovat na počkání.


Záležitost na MHMP vyřizuje:

Archiv hlavního města Prahy,  oddělení fondů městských podniků, institucí  a fyzických osob
jméno:
 Mgr. Veronika Knotková
telefon:
236 004 063
e-mail: 
Veronika.Knotkova@praha.eu (slouží pouze pro podávání informací, nikoli pro podávání žádostí)


Forma vyřízení na MHMP:

Žádost nebo vyplněný formulář lze odeslat poštou nebo odevzdat osobně do podatelny
(v úředních hodinách) Magistrátu hl. m. Prahy nebo Archivu hl. m. Prahy na těchto adresách:

adresa: Archiv hlavního města Prahy, Archivní 6, 149 00 Praha 4

                Magistrát hl. m. Prahy, Jungmannova 29/35, 110 00 Praha 1

                Magistrát hl. m. Prahy, Mariánské nám. 2, 110 01 Praha 1

Elektronické podání je možno učinit pouze v případě, že žadatel disponuje vlastní datovou schránkou, nebo uznávaným elektronickým podpisem. Adresa datové schránky a podatelny HMP viz kontakty.

V případě řádného elektronického podání žadatel uvede, zda má zájem o vyřízení v papírové nebo v elektronické podobě. Pokud žadatel pošle žádost o potvrzení o studiu v elektronické podobě
a toto podání nebude splňovat potřebné náležitosti, bude vyzván, aby své podání řádně ve stanovené lhůtě doplnil. Jinak nebude možno se nedoplněnou žádostí dále zabývat.

Právní úprava

zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů; zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů; zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů; vyhláška č. 223/2005 Sb., o některých dokladech o vzdělání, ve znění pozdějších předpisů.