To znamená, že příjemce musí mít k dispozici podklady, ze kterých vyplývá, na základě jakých informací se rozhodl zakoupit zařízení, vybavení či službu u vybraného dodavatele za danou cenu.

Povinností příjemce je dokázat, že samotnému nákupu předcházel průzkum, jehož cílem bylo zjistit, kdo poptávané zboží či služby nabízí, jaká je situace na trhu a od koho a za jakých podmínek (např. cenových, obchodních…) je možné tyto služby nebo zboží nakoupit.

Jednotlivé kroky, které příjemce v dané situaci podniknul, by měly být dohledatelné. Příjemce musí být schopen prokázat průběh výběrového procesu například výpisy z internetových obchodů nebo srovnávačů cen, e-mailové komunikace s oslovenými dodavateli, vyjádření znalců apod.

Vedení dostatečné a transparentní dokumentace související s výdaji projektu je důležitým předpokladem pro způsobilost výdajů projektu.