Pracovní výkaz je prvotní a jediný doklad, který odůvodňuje věcnou způsobilost vyplacených mezd v rámci realizace projektu. Jakékoliv zpochybnění věrohodnosti informací uvedených v pracovním výkazu vede ke zpochybnění způsobilosti příslušného mzdového výdaje. Řídící orgán může schválit výdaj pouze v případě, že je jeho výše a způsobilost jednoznačná a doložitelná.

Jelikož pracovní výkaz vzniká zaznamenáním pracovních činností zaměstnancem, který tyto činnosti vykonával, jsou jakékoliv dodatečné změny pracovního výkazu v tomto ohledu nepřípustné. Pokud dojde v rámci nápravy nedostatků monitorovací zprávy ke změně popisu pracovní činnosti či počtu odpracovaných hodin, jedná se o znevěrohodnění poskytnuté informace – auditní stopy (původního pracovního výkazu) a řídící orgán tak nemůže mzdové výdaje za dotčené období schválit jako způsobilé výdaje bez ohledu na jakoukoliv další doloženou průkaznou dokumentaci. Za nezpůsobilé se obvykle stanovují mzdové výdaje za celý dotčený den či dny.

Pokud jste v rámci výzvy pro doplnění o opravu monitorovací zprávy byli dotázáni na doplňující informace k pracovním výkazům, uveďte, prosím, doplňující informace do formuláře H4b. V žádném případě neměňte pracovní výkaz. Změněný pracovní výkaz nemůže být přijat jako způsobilý a pouze vede k znevěrohodnění původního pracovního výkazu se všemi důsledky, které to má na způsobilost výdajů.

Z výše uvedeného existuje výjimka pouze ve věci formálních náležitostí pracovního výkazu. Opravy jsou možné, pokud došlo k technickým (formálním) pochybením, a to v polích v záhlaví a zápatí výkazu - identifikace pracovníka, dovolená (doložitelná výplatní páskou či jinou evidencí), vypočtené poměrné způsobilé hodiny za dovolenou či chybně provedený součet celkových způsobilých hodin. Lze také akceptovat opravy v poli „Přehled odpracovaných hodin“, pouze však v případě doplnění způsobilých hodin za den státního svátku, pokud byly zaměstnanci skutečně proplaceny – taková oprava se považuje také za formální (obdobně jako oprava způsobilých hodin za dovolenou). Nárok na započtení státních svátků do odpracovaných hodin automaticky vzniká pouze u pracovních smluv a počet způsobilých hodin odpovídá pracovnímu úvazku.

Řídicí orgán dále upozorňuje na častý nesoulad ve vykazování stejných činností několika členy realizačního týmu. Jedná se zejména o zaznamenání porad, konzultací, školení a dalších společných aktivit. Dodatečné doplnění aktivity do pracovních výkazů jiných zaměstnanců či přesun aktivit v rámci výkazu jednoho zaměstnance mezi různými dny je v souladu s výše uvedeným považováno za znevěrohodnění pracovního výkazu – auditní stopy.

Řídící orgán v souvislosti s těmito pochybeními doporučuje, aby pracovníci záznam o vykonané činnosti prováděli pravidelně v krátkých intervalech (ideálně denně po skončení pracovní doby). Tímto způsobem lze snadno pochybením předcházet. K odhalení chyb a provedení oprav pak slouží kontrola pracovního výkazu řídícím pracovníkem. V okamžiku, kdy oba pracovníci svým podpisem stvrdí pravdivost informací a pracovní výkaz předloží řídícímu orgánu, nelze již na dodatečné opravy ve věcné části výkazu brát žádný zřetel, kromě výše uvedené výjimky (státní svátky).