Potvrzení, formou opisů či výpisů z dokumentace, jsou pořizovány z personálních a mzdových dokumentů některých zaniklých podniků a organizací, jejichž zřizovatelem (příp. zakladatelem) bylo Hlavní město Praha nebo některá z jeho organizačních složek. V ojedinělých případech lze vystavit potvrzení i z dokumentace jiných subjektů, která byla v minulosti do Archivu hlavního města Prahy uložena společně s jinou dokumentací, ale tyto možnosti jsou velmi omezené. Archiv hlavního města Prahy nespravuje žádnou databázi odpracovaných dob či dob pojištění, tato činnost spadá čistě do působnosti České správy sociálního zabezpečení.

V případě nutnosti potvrzení zaměstnání u subjektu, jehož zřizovatelem nebylo Hlavní město Praha, obecně uvádíme, že pokud se jedná o existující subjekt, měl by se žadatel obrátit přímo na něj. Pokud se jedná o subjekt zaniklý s nástupcem, měl by se žadatel obrátit na tohoto nástupce (bývá zpravidla uveden v obchodním rejstříku – viz: https://or.justice.cz). Pokud se jedná o subjekt zaniklý bez nástupce, pak by místo uložení příslušných dokumentů mělo být známo příslušnému likvidátorovi, popř. správci konkursní podstaty (záleží na způsobu zániku, příslušný likvidátor nebo správce je rovněž vždy uveden v obchodním rejstříku). Pro prokázání odpracované doby lze také využít zápočtového listu, který měl být vystaven vždy pro bezprostředně následujícího zaměstnavatele, v jehož dokumentech by měl být rovněž uložen.

Personální a mzdové dokumenty nejsou (až na výjimky) ze zákona archiváliemi, a proto po uplynutí jejich skartační lhůty jsou určeny k fyzické likvidaci. V souladu s platnou legislativou je v současnosti skartační lhůta těchto dokumentů max. 45-50 let. V případě dohledávání dokumentů starších než 50 let, je vysoká pravděpodobnost, že již byly skartovány.


Postup vyřízení věci

Náležitosti podání

Formulář žádosti o potvrzení zaměstnání (a výši příjmů) je v elektronické podobě dostupný na adrese: http://www.ahmp.cz/page/docs/zadost_potvrzeni_zamestnani.pdf.

V tištěné podobě je tento formulář dostupný v informačním středisku magistrátu, Mariánské nám. 2, Praha 1, nebo na podatelně Archivu hl. m. Prahy, Archivní 6, Praha 4.

Žádost lze samozřejmě formulovat i volně, přičemž by v ní měly být uvedeny následující náležitosti:

  • datum vzniku a ukončení pracovního poměru (výstupu),
  • název zaměstnavatele (pokud došlo v průběhu pracovního poměru k přejmenování, pak uvést všechny varianty),
  • v případě větších podniků konkrétní závod nebo pracoviště,
  • jméno a příjmení žadatele (důležité je uvést také příjmení v době výstupu, pokud se lišilo v důsledku sňatku apod.),
  • rodné číslo nebo datum narození žadatele,
  • uvést, zda požadujete pouze potvrzení doby zaměstnání nebo i výši příjmů,
  • aktuální kontaktní údaje na žadatele (jméno, příjmení, adresa, telefonní číslo, popř. e-mailová adresa)*,
  • účel, pro který je potvrzení požadováno**,
  • jakým způsobem chcete zaslat vyřízení (viz níže),
  • datum a podpis žadatele, popř. zmocněnce (v tomto případě je nutné přiložit i podepsanou plnou moc).

* Poznámka: pokud uvádíte telefonní číslo nebo e-mailovou adresu, je důležité, abyste byli na těchto kontaktech skutečně k zastižení pro případ, že je nutné Vaši žádost dále doplnit nebo konzultovat.

** Poznámka: Uvedení účelu je směrodatné pro výměr případného správního poplatku (viz níže).

Podání žádosti

Vyplněnou žádost lze podat několika způsoby:

  • poštou doporučeně na adresu:
    • Magistrát hl. m. Prahy, odbor Archiv hlavního města Prahy, Mariánské nám. 2, 110 01 Praha 1,
    • Archiv hlavního města Prahy, Archivní 6, 149 00 Praha 4;
  • osobně na podatelně v úředních hodinách:
  • elektronicky:
    • datovou zprávou do datové schránky, IdDS: 48ia97h,
    • emailem na adresu: posta@praha.eu (v tomto případě může být žadatel vyzván k dodatečnému doplnění žádosti, protože tento typ komunikace neobsahuje potřebné ověřovací náležitosti).

Vyřízení žádosti

Lhůta pro vyřízení žádosti je 30 dnů, ve složitých případech 60 dnů.

Záležitost vyřizuje Odbor Archiv hl. m. Prahy, oddělení fondů městských podniků, institucí a fyzických osob, Mgr. Jiří Vlasák, tel.: 236 004 013, e-mail: jiri.vlasak@praha.eu.

Služba je zpoplatněna v souladu s platným ceníkem služeb poskytovaných Archivem hl. m. Prahy (viz: http://www.ahmp.cz/index.html?mid=17). Pokud je potvrzení požadováno za účelem důchodového zabezpečení, pak je úkon od poplatků osvobozen.

Vyřízení je podle způsobu zvoleného žadatelem:

  • zasláno doporučeně poštou na adresu uvedenou v žádosti,
  • zasláno elektronicky do datové schránky (popř. e-mailu),
  • osobní vyzvednutí v úředních hodinách na podatelně Archivu hl. m. Prahy na adrese: Archivní 6, Praha 4.

Právní úprava

  • zákon č. 500/2004 Sb., Správní řád
  • zákon č. 499/2004 Sb., Zákon o archivnictví a spisové službě
  • zákon č. 582/1991 Sb., Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení